Hôm đó khi tôi đang “sneak in” vào buổi Lunch & Learn giữa sinh viên cao học và các ứng cử viên cho một vị trí giáo sư mới của khoa tôi (tôi âm mưu lấy pizza miễn phí rồi về) thì lại tình cờ gặp Lorien, người tôi từng ngồi chung phòng lab trong vài tháng đầu của tôi ở UBC. Tôi lịch sự hỏi thăm Lorien:
- It’s been a long day for you, with the interview and the teaching seminar, you must be tired! (tôi nghĩ đó là một câu thể hiện sự đồng cảm tốt vì phải trải qua phỏng vấn và rồi thuyết trình liên tục thì có ai mà không mệt?)
- No No, I actually enjoyed it. I love talking about myself! Lorien vừa cười vừa đáp với một ánh mắt đầy tự tin.
Câu trả lời của Lorien khiến tôi rất ấn tượng và cứ nghĩ mãi. Sau này, giáo sư của tôi cũng nhiều lần nhắc đi nhắc lại với tôi trước mỗi lần tôi chuẩn bị có một bài thuyết trình hoặc một buổi phỏng vấn nào quan trọng, rằng: “it’s all about you marketing yourself and what you’ve done! Be prepared and you’ll nail it!”
Tôi thì vốn là một đứa sống nội tâm từ nhỏ, nên kỹ năng nói trước đám đông và tự “quảng cáo” bản thân không phải là điểm mạnh có sẵn. Nếu ai quen tôi của những năm còn học cấp 3 trở lại sẽ thấy rất rõ điều này. Sau này, trải qua nhiều lần đứng trước gương tập nói, hoặc ngồi tự ghi âm mình thuyết trình để xem lại rồi sửa đổi phong cách trình bày, đến nhiều lần ngồi chăm chỉ lên kế hoạch chuẩn bị cho phỏng vấn, tôi dần trở nên tự tin hơn, có kinh nghiệm xử lý tình huống ở nhiều hình thức phỏng vấn khác nhau. Vì thế mà tôi muốn chia sẻ đến các bạn một vài kinh nghiệm tôi rút ra được dưới đây.
Cần một tinh thần thép: trở thành người “được chọn”, bạn cần nhiều hơn là sự tự tin.
Tự tin là một điểm cực kỳ quan trọng để làm đòn bẩy cho bạn trong khi phỏng vấn. Nhưng để người phỏng vấn nhớ đến bạn là ai, cân nhắc bạn là một lựa chọn cuối cùng, thì bạn thật sự cần có cho mình nhiều hơn hai chữ “tự tin”. Có một số điểm quan trọng mà tôi quan sát được:
1) Chuẩn bị, chuẩn bị, và chuẩn bị:
Điều này không cần nói chắc ai cũng biết rồi. Nhưng bao giờ bắt đầu chuẩn bị và chuẩn bị như thế nào thì không phải ai cũng biết.
Điểm sai lầm lớn nhất mà tôi từng mắc phải đó là đợi đến lúc có kết quả vòng hồ sơ rồi mới cuống lên đi chuẩn bị cho phỏng vấn. Vì thế, tôi không có đủ thời gian để thực hành các câu hỏi phỏng vấn, để tìm hiểu và hệ thống lại những kiến thức chuyên ngành. Sau lần “nước đến chân mới nhảy” đó, tôi đã quyết định chuẩn bị cho phỏng vấn sớm hơn khi có kết quả vòng hồ sơ.
Đầu tiên, tôi sẽ có cho mình một “ngân hàng câu hỏi cơ bản” được phân loại rõ ràng, thường sẽ bao gồm: (1) phần giới thiệu về bản thân; (2) phần giới thiệu về chuyên môn và kinh nghiệm làm việc; (3) phần câu hỏi tình huống/ứng xử để kiểm tra tính cách và khả năng giải quyết vấn đề. Ngoài ra, tôi chuẩn bị một “bộ sưu tập” những câu chuyện chất lượng để phác họa hình ảnh của bản thân, ví dụ: tố chất đặc biệt, những kinh nghiệm và kỹ năng nổi bật tôi đã có. Những câu chuyện này sẽ được sử dụng như những ví dụ minh họa cho các câu trả lời của tôi khi được hỏi đến.
Dựa vào ngân hàng câu hỏi và câu chuyện ví dụ đó, tôi dễ dàng có thể chuẩn bị sâu hơn cho một buổi phỏng vấn cụ thể, cho một vị trí/học bổng cụ thể khi tôi nhận được kết quả vòng hồ sơ, biết được ai sẽ là người phỏng vấn mình, và hình thức phỏng vấn là gì. Quá trình chuẩn bị sâu này sẽ bao gồm thêm việc xem xét lại yêu cầu của vị trí/học bổng đó, đọc lại Resume và Cover Letter xem mình đã viết những gì. Bổ sung những câu hỏi chuyên ngành/kỹ năng có liên quan mật thiết đến vị trí/học bổng mình sẽ phỏng vấn.
Sau đó là THỰC HÀNH, THỰC HÀNH, và THỰC HÀNH (vấn đề này không cần nói gì thêm nữa!).
2) Hiểu rõ những gì mình nói ra, nếu không biết thì thẳng thắn nói là không biết
Hãy chắc chắn rằng những câu trả lời bạn chuẩn bị không “copy” từ đâu đó trên mạng, hoặc do ai đó giúp bạn soạn ra và bạn ngồi “học thuộc lòng”. Điều này sẽ khiến bạn không thực sự hiểu rõ và sâu những gì bạn nói ra. Tình trạng này rất nguy hiểm vì có thể sẽ có những câu hỏi “follow-up”—tức là hỏi sâu thêm từ ban phỏng vấn, yêu cầu bạn phải hiểu rõ và sâu về những gì mình nói thì mới có thể trả lời tiếp được. Vì vậy, tôi vẫn luôn nhấn mạnh rằng các bạn nên trả lời sử dụng chính trải nghiệm của bản thân mình, bởi không ai hiểu những gì bạn đã trải qua hơn là chính bản thân bạn.
Nếu có một câu hỏi trong cuộc phỏng vấn mà bạn thực sự không biết, hoặc biết rất hạn chế, thì bạn hãy thẳng thắn nói rõ rằng: “tôi chưa đọc/tìm hiểu qua về chủ đề này, tuy nhiên theo những hiểu biết liên quan của tôi thì…” (nếu bạn có thể tìm được những ý liên quan để giải thích cho câu hỏi). Hoặc “đây là một chủ đề tôi chưa có cơ hội tìm hiểu/học thêm, tôi rất hy vọng tôi sẽ có cơ hội (hoặc: tôi rất sẵn sàng chủ động tìm hiểu và bổ sung kiến thức) để biết về vấn đề này”.
Cần một “tâm hồn” đẹp: đừng đánh mất đi đặc trưng của mình
1) Cho người đối diện cảm nhận được tình yêu, sự hứng thú, và phong thái tích cực bạn có với điều bạn đang nói đến
Một trong những người thầy mà tôi yêu quý nhất đã từng nói:
“Khi em thuyết trình về sản phẩm mà em đã dành cả một năm trời để làm ra mà em không thể hiện cho người nghe thấy được là em hăng say, hứng thú, và yêu sản phẩm đó thì em đừng hy vọng người đối diện em sẽ cảm thấy như vậy!”
Tương tự, nếu bạn không thể hiện được sự hứng thú, nhiệt thành của bản thân trong buổi phỏng vấn, mà lại thể hiện ra một phong thái “hời hợt” (mặc dù có thể bạn không có ý đó) thì người phỏng vấn bạn sẽ hỏi: “vậy bạn đến đây phỏng vấn làm chi vậy?” Vì thế, việc bạn thực hành trước gương, nhờ bạn bè hoặc người thân tập phỏng vấn cùng để có thể có được một phong thái thoải mái, tự nhiên, mà không mất đi sự nhiệt tình, hứng thú là vô cùng quan trọng.
Ngoài ra, trong một buổi phỏng vấn hãy tạo phong thái “tích cực” từ cách bạn trả lời các câu hỏi “tiêu cực”. Ví dụ: hãy nói về một thất bại của bạn? hoặc hãy nói về điểm yếu nhất của bạn? Đây đều là những câu hỏi hàm chứa phương diện “không tốt” nhưng bạn vẫn có thể trả lời theo một phong thái tích cực bằng cách bổ sung xem bạn đã học được gì sau thất bại đó, hoặc bạn có giải pháp gì để khắc phục điểm yếu của bản thân? Trong mỗi trường hợp để vượt lên được những câu trả lời thông thường chung chung, bạn bắt buộc phải có được cho mình một ví dụ minh họa cụ thể, cô đọng, và thuyết phục từ chính trải nghiệm bạn đã có trong khoảng 3 – 5 năm gần nhất.
2) Hãy cho họ biết rằng bạn luôn sẵn sàng đón nhận sự thay đổi và có khả năng học những điều mới
Đây là một đặc điểm mà hầu hết những nhà tuyển dụng tìm kiếm ở một ứng viên hàng đầu. Ở bất kỳ vị trí công việc hay loại học bổng nào, một ứng viên xuất sắc là một ứng viên thể hiện được việc cô/anh ấy là người “linh hoạt” đến đâu trong việc sẵn sàng thích nghi với những thay đổi bất ngờ, trong việc tự học, tự trang bị cho mình những kỹ năng và kiến thức mới.
Vì vậy, hãy rèn luyện cho mình kỹ năng đặc biệt quan trọng này ngay từ bây giờ, và nhớ nói về nó trong buổi phỏng vấn khi bạn có cơ hội. Nếu không có câu hỏi nào bạn có thể nhắc tới điều này, thì ở cuối buổi phỏng vấn sẽ luôn có một khoảng thời gian ngắn 3 – 5 phút để bạn hỏi/nói ra những điều bạn muốn gửi gắm đến ban phỏng vấn, hãy đề cập đến điều này.
3) Chọn lọc cá tính đặc trưng để “thể hiện”
Là một cá nhân độc lập, bạn sẽ có nhiều cá tính đặc trưng mà người khác không có. Tuy nhiên, ở mỗi buổi phỏng vấn bạn nên chọn ra những cá tính đặc trưng nhất, đồng thời “liên quan” nhất tới vị trí mình ứng tuyển để kể cho ban phỏng vấn nghe. Ban phỏng vấn nghe những câu chuyện về cá tính đặc trưng của bạn, đồng thời lại khớp với yêu cầu của chương trình, sẽ nhận thấy bạn là một ứng viên khác với đám đông, giữ bạn ở lại trong trí nhớ của người đưa ra quyết định lâu hơn những ứng viên khác.
Việc chọn lọc cá tính đặc trưng này còn giúp bạn tận dụng tối đa thời gian bạn có, để đào sâu hơn vào những khía cạnh thực sự cần thiết, tránh rườm rà, lan man. Một buổi phỏng vấn kéo dài 30 – 45 phút không phải là quãng thời gian dài, vì vậy bạn cần trân quý từng phút một, khiến cho người dối diện bạn cảm thấy thực sự thú vị sau khi “trao đổi” với bạn.
4) Nhẹ nhàng với chính mình: phỏng vấn là một cuộc hội thoại trao đổi hơn là “hỏi cung”
Điều cuối cùng: đừng nên quá căng thẳng, hãy nghĩ đơn giản bạn có một cuộc trao đổi với những người bạn mới quen. Mục đích của cuộc trao đổi là bạn ngồi xuống kể cho họ nghe về kiến thức, kinh nghiệm bạn có, và cũng là cơ hội để bạn hỏi họ những câu hỏi bạn còn thắc mắc về vị trí/chương trình học bạn nộp hồ sơ.
Để tạo không khí thoải mái, nhẹ nhàng, tôi thường tưởng tượng xem buổi phỏng vấn sẽ bắt đầu như thế nào. Tôi cũng chuẩn bị một vài câu chào hỏi thông thường để bắt đầu khi bước vào phòng phỏng vấn (hoặc khi bắt đầu tham gia cuộc gọi, nếu phỏng vấn online). Chuẩn bị kỹ phần giới thiệu ngắn mở đầu (introduction) vì chắc chắn 100% buổi phỏng vấn nào cũng bắt đầu bằng màn “tell us about yourself”. Một khi có được một khởi đầu “mượt mà”, thì tự dưng mình cũng trở nên tự tin hơn rất nhiều để thoải mái thể hiện bản thân trong suốt phần còn lại của buổi phỏng vấn.