Có ba điều cốt lõi mà hầu hết tất cả những bộ hồ sơ xin học bổng, xin việc làm cần có: 1) Resume/CV (sơ yếu lý lịch); 2) Statement of Interest/Letter of Intent (bài luận dài khoảng 300 – 500 từ); và 3) Refercence Letter (thư giới thiệu/thông tin người giới thiệu).
Nếu CV/Resume là điều đầu tiên tạo cho người duyệt hồ sơ ấn tượng tổng quan về trình độ học vấn, kinh nghiệm, và thành tựu nổi bật bạn có, thì Statement of Interest/Letter of Intent như là cơ hội để bạn "ngồi lại và trò chuyện" với người duyệt hồ sơ một cách chi tiết hơn rằng: “tại sao bạn lại là một ứng cử viên phù hợp?”
Mặc dù mục đích là để giúp người duyệt hồ sơ “hiểu” hơn về bạn, nhưng thường bài luận lại giới hạn vỏn vẹn trong vòng 500 từ (không quá một trang giấy). Vì vậy, điều khó nhất là làm sao để tận dụng được tối đa 500 từ đó để làm cho người đọc bài luận của bạn ấn tượng và cảm thấy thuyết phục rằng: đây nhất định là một lựa chọn đứng đầu trong hàng trăm, hàng ngàn hồ sơ nộp tới.
Để viết được một bài luận hiệu quả cho các học bổng mình đạt được, không ít lần mình đã mắc phải những lỗi sai từ “cơ bản” đến “nâng cao” trong suốt thời gian đầu tập tành nộp hồ sơ xin học bổng. Nhờ vậy, mình đã rút ra được những “điều cấm kỵ” nên tránh khi viết bài luận. Mình sẽ kể về từng điều một và mong rằng nó giúp ích được phần nào cho các bạn:
1) Bài luận có xu hướng liệt kê và lặp lại những gì đã đề cập đến trong CV/Resume (không cung cấp thêm thông tin/ví dụ/câu chuyện gì mới cho người đọc)
Đây là lỗi mình thường mắc phải nhất trong những ngày đầu tập tành viết bài luận. Tại sao nó lại được coi là một “lỗi”? Đơn giản vì nếu mình chỉ lặp lại những gì đã đề cập đến trong CV/Resume, mình sẽ phí phạm gần hết một trang giấy chỉ để nhắc lại điều mà nhà tuyển dụng đã biết rồi. Ví dụ, nếu bạn chỉ liệt kê: “Năm 2017, tôi đã tham gia chương trình A và đạt giải thưởng B. Sau đó, tôi tiếp tục làm trưởng nhóm của dự án C từ năm 2018 đến năm 2019”, người đọc sẽ có ngay câu hỏi: “rồi sao?” (so what?). Tức là: “OK, bạn tham gia cái A, B, và bạn làm trưởng nhóm dự án C, nhưng điều đó có ý nghĩa gì?
Dần dần về sau, khi đã cải thiện kỹ năng viết bài luận của bản thân, mình nhận ra rằng mình cần chọn lọc những “điểm sáng” nhất trong CV/Resume của mình để lồng ghép vào bài luận, đồng thời cung cấp thêm thông tin chi tiết cụ thể để giải thích cho người đọc thấy được: tại sao kinh nghiệm tham gia chương trình A, B, C của mình lại khiến mình trở thành một ứng viên hàng đầu?
2) Bài luận không hình thành được một mạch câu chuyện thuyết phục
Lấy xuất phát điểm từ việc đã chọn lọc ra được những “điểm sáng” chứ không phải lặp lại nguyên một danh sách những gì có trong CV/Resume, một bài luận thành công là một bài luận tạo nên được “câu chuyện”. Mình hay tự nói với bản thân: “connect the dots to tell your unique story” để nói về việc kể chuyện khi viết luận. Có nhiều bạn cho rằng kể chuyện khi viết luận tức là theo kiểu kể một câu chuyện cá nhân “thống thiết” về ước mơ và đam mê.
Mình thì nghĩ kể chuyện trong bài luận không đồng nghĩa với “kể lể”. Ví dụ, bạn không cần phải theo khuôn mẫu: “từ khi còn nhỏ tôi đã nuôi dưỡng cho mình một ước mơ trở thành X, Y, Z. Vì vậy, đây là ngành học mơ ước của tôi, sẽ giúp tôi theo đuổi hoài bão của mình”. Hãy xây dựng một câu chuyện thật cô đọng, dựa trên việc xâu chuỗi những trải nghiệm và kiến thức bạn đã có được (chính là những “điểm sáng” mình đề cập ở trên) trong khoảng 3 – 5 năm gần nhất, để chứng minh rằng những gì bạn có phù hợp với những gì vị trí/cơ hội đang tìm kiếm ở ứng viên.
Ví dụ: thay vì ngồi kể khổ về ước mơ từ hồi còn bé (có thể là không có thật), thì bạn nên chứng minh cho người đọc thấy:
Hành trình mà bạn tích lũy kiến thức và kinh nghiệm có những cột mốc chính nào, và những cột mốc đó trang bị cho bạn điều gì, bạn đã phát triển ra sao, điều đó chứng minh năng lực gì của bạn, và sẽ giúp gì cho bạn trong vị trí/chương trình học mới. Bạn có thể xâu chuỗi lại và tóm tắt những điều đó một cách ngắn gọn không? Bạn có con số cụ thể nào để đưa ra cho người đọc thấy ấn tượng không? Bạn có thể phân tích một ví dụ thể hiện rõ nét được tố chất mạnh nhất của bạn để trở thành ứng cử viên PHÙ HỢP NHẤT.
Định hướng rõ ràng và sự cam kết của bạn với vị trí/chương trình mà bạn nộp đơn là gì? Không một tổ chức/hội đồng nào muốn trao niềm tin (và rất nhiều tiền) cho một ứng cử viên vẫn còn đang “mông lung” không biết mình đi học/đi làm ở vị trí đó để làm gì? Và sẽ sử dụng kiến thức/kỹ năng học được để tạo nên đóng góp tích cực gì cho cộng đồng sau đó.
3) Bài luận không có cấu trúc bám sát những ý chính mà hội đồng tuyển dụng yêu cầu
Một lỗi thường gặp khác khi viết bài luận mà mình đã từng trải nghiệm khi chữa rất nhiều bài luận giúp các em khóa sau, và bạn bè của mình đó là: viết liền tù tì một mạch mà không đi theo một cấu trúc rõ ràng.
Dù chỉ dài một trang, mình vẫn thích áp dụng phương pháp xác định rõ những “key points”—điểm mấu chốt được hỏi cho bài luận. Sau đó, mình sẽ cấu trúc bài luận thành nhiều đoạn văn ngắn, mỗi đoạn sẽ chứa câu trả lời và ví dụ cho một “key point”. Câu chủ đề nêu ý chính mình muốn truyền đạt của đoạn đó luôn đặt ngay ở đầu.
Thông thường, những bài luận xin học bổng thường yêu cầu ứng viên đề cập đến những điểm chính sau:
Chủ đề/lĩnh vực chuyên môn bạn muốn theo học
Tại sao những kiến thức và kinh nghiệm bạn đã có sẽ giúp bạn trở thành một sinh viên/ứng cử viên xuất sắc?
Bạn mong muốn đạt được gì từ chương trình/vị trí bạn nộp đơn?
Tại sao chương trình/vị trí này lại PHÙ HỢP NHẤT với bạn (mà không phải những chương trình/trường học/vị trí tương tự khác?)
Ngoài ra, những chương trình trao đổi ngắn hạn về kỹ năng lãnh đạo/nghiên cứu được đài thọ toàn phần sẽ yêu cầu bạn chứng minh thêm về kỹ năng lãnh đạo và tham gia các hoạt động xã hội. Ở điểm này, mình tránh kể lể lan man mà sẽ chọn một ví dụ tiêu biểu để chứng minh và chỉ ra độ PHÙ HỢP của kinh nghiệm mình có được từ ví dụ cụ thể đó với chương trình mình mong muốn sẽ được tham gia.
4) Bài luận sử dụng quá nhiều câu phức tạp, từ ngữ hoa mỹ hoặc từ ngữ “thừa”
Có một lần, giáo sư của mình từng nói “những giải pháp đơn giản và dễ làm theo nhất lại là những điều tốn nhiều thời gian và tâm sức để tạo nên nhất”. Sau một thời gian, mình thấy ở việc viết luận cũng vậy. Những bài luận càng đơn giản, mạch lạc, cô đọng, sử dụng từ ngữ dễ hiểu nhất lại là những bài luận tốn nhiều công sức và thời gian nhất để viết.
Đã có lúc mình hiểu lầm rằng viết luận xin học bổng cần phải sử dụng những cấu trúc ngữ pháp và từ ngữ “chất”. Nhưng việc viết câu phức tạp, có nhiều vế, một câu dài tới hơn 3-4 dòng sẽ khiến người đọc khó theo dõi và cảm thấy “mệt” khi đọc bài luận. Hãy tưởng tượng bạn là người duyệt hồ sơ, bạn phải đọc hàng trăm bài luận chứ không chỉ một bài luận dài 500 từ. Nếu bạn gặp một bài luận có văn phong “đao to búa lớn” và chứa toàn câu phức, sẽ có những câu phải đọc lại lần thứ hai để cố hiểu xem người viết đang nói gì thì bạn sẽ thấy thế nào?
Vì vậy, sau khi viết nháp ra hết những ý tưởng của mình cho bài luận để đảm bảo không bị sót ý nào hay, mình sẽ quay lại đọc nhiều lần để sửa câu và diễn đạt theo quy tắc “one sentence, one idea”—một câu truyền đạt một ý chính: không cố gắng nhồi nhét hai, ba ý vào cùng một câu dài. Lược bỏ hết những từ thừa (waste words), sử dụng thể chủ động (active voice) thay vì bị động (passive voice) để tạo “sức sống” cho bài luận. Tránh sử dụng những từ ngữ “hoa mỹ” và “đao to búa lớn”, chọn từ thích hợp—không phải là những từ dùng trong “văn nói” để đảm bảo tính chuyên nghiệp, vậy là ổn.
Cuối cùng thì cần phải đọc đi đọc lại nhiều lần, chú ý đến các lỗi nhỏ để sửa lại. Nếu có thời gian thì nhờ bạn bè/anh/chị duyệt lại hộ một, hai lần. Từ góc nhìn của người khác sẽ giúp bạn tìm ra được những lỗi mà bản thân người viết, là bạn, thường không tự nhìn ra được. Như vậy, bạn sẽ có được một bài luận "công phu" và tự tin để đính kèm vào hồ sơ ứng tuyển của mình rồi đó!